Doorgaan met het integreren van managementsoftware met permanente ondersteuning

Boekhoudintegratie voltooid; geïdentificeerde ondersteuning en aanvullingen

Hervatting van de geschiedenis van het bedrijf

Overstappen op beheersoftware betekent het bewaren van informatie die nog steeds wordt gebruikt in het dagelijkse werk. In dit dossier heeft een gespecialiseerde partner Odoo de recuperatie van de boekhoudgeschiedenis uitgevoerd, inclusief de boekjaren sinds 2014. De gegevens kwamen uit de vorige beheertool. Ook het behoud van oude boekhouddocumenten bleef een aandachtspunt: het hergebruiken van informatie in een nieuw systeem vervangt niet de organisatie van de bedrijfsarchieven.

Ondersteuning van de eerste maand van gebruik

De werkzaamheden beperkten zich niet tot de gegevensoverdracht. De partner besprak de verkoop, inkoop en boekhouding met het team en verdiepte zich vervolgens in de eerste lessen tijdens de volgende gebruiksmaand. De hulpbehoefte was concreet: het maken van boekingen, het overnemen van de kassa, het opvolgen van de regelgeving en het ondersteunen van de bankbelettering. Deze situaties laten zien hoe de toe-eigening van de software doorgaat in echte managementacties, voorbij de eerste presentatie van de functies.

Houd de rollen duidelijk geïdentificeerd

Aan het einde van de boekhoudkundige integratie bleef de partner de specialist Odoo contact. De huidige begeleiding moest worden voortgezet in het kader van de bijstandsbrochures Agedis. Deze articulatie combineert een geïdentificeerde toepassingscompetentie en een opvolgingsorganisatie voor de klant. Het geeft continuïteit tussen het oorspronkelijke project en de vragen die vervolgens worden gesteld, met behoud van een referentie voor de software en het onderscheid tussen de verzoeken om bijstand en de nieuwe ontwikkelingen die moeten worden bestudeerd.

Onderscheid bestaand gebruik van toekomstige ontwikkelingen

Bepaalde onderwerpen moesten nog verder worden onderzocht. Het aspect BTW-aangifte moest nog met het team worden besproken, en voor een mogelijke hervatting van oude offertes en orders moest de behoefte worden gespecificeerd en vervolgens een voorstel worden voorbereid. Deze toevoegingen moeten niet worden verward met de voltooide boekhoudintegratie. Dit historische dossier illustreert een samenwerking waarbij elke fase zijn reikwijdte behoudt: verzamelde gegevens, ondersteuning voor de eerste maand, voortdurende assistentie en nieuwe verzoeken die met het bedrijf moeten worden gedefinieerd.