Missioni effettuate in coordinamento con Strasbourg Events. SPIE è l'organizzatore dell'evento ospitato.
Il cliente, l'evento e i ruoli di ciascuno
Strasbourg Events coordina i servizi sul sito della conferenza e funge da punto di contatto per il team Agedis. SPIE è l'organizzatore del congresso scientifico ospitato. Questa distribuzione fornisce un quadro per il lavoro: le persone responsabili dell'evento specificano il corso e gli spazi; il team IT prepara i post, le connessioni e le attività di accompagnamento ad esso affidate.
La missione rientra nella cooperazione con i servizi locali. Le impostazioni di rete del sito e Wi-Fi sono state curate da Strasbourg Events nel corso del 2024. Il contributo di Agedis ha riguardato le attrezzature e gli interventi previsti nel programma congiunto, con coordinamento in fase di preparazione e avviamento.
2024: preparare 27 spazi in un tempo di montaggio limitato
Per l'edizione 2024 la preparazione ha dovuto tenere conto del susseguirsi degli eventi al Palais des Congrès. Il sito è stato liberato tardi e l'inizio delle operazioni era previsto per domenica. L'installazione e i controlli finali dovevano quindi essere organizzati in un breve lasso di tempo.
Il programma inviato dal responsabile del NICT elencava 27 spazi di presentazione, i computer da mettere a disposizione e i collegamenti necessari. È stato inoltre previsto uno spazio per la preparazione delle presentazioni, denominato “preview”, con postazioni di lavoro e un server. Questo lavoro organizzativo ha riunito gli ambienti, gli usi, i materiali e le persone presenti al montaggio.
Preparare le posizioni e controllare i loro collegamenti
La preparazione unisce computer, schermi e le connessioni che ne consentiranno l'utilizzo. Il team ha organizzato le stazioni e i collegamenti nei luoghi previsti, in collaborazione con i contatti del sito. Le fotografie del 5 aprile 2024 mostrano questi gesti: installazione di laptop, passaggio sotto i tavoli per collegare le postazioni e controlli davanti ai dispositivi.
Il feedback del responsabile NICT cita anche la risoluzione dei problemi di connettività al termine dell'assemblea. Si tratta di adeguamenti concreti: un impianto deve essere fruibile nel suo contesto, con le attrezzature effettivamente presenti e le persone che ne subentrano. I preparativi e i controlli fanno parte di questo lavoro prima dell'apertura.
Supportare la preparazione di presentazioni e operazioni
La missione prevedeva la presenza del team attorno all'anteprima e l'assistenza all'avvio. Il programma ha assegnato gli spazi di preparazione e supporto durante il congresso. Il monitoraggio ha permesso di identificare gli stakeholder, i compiti da svolgere e i punti da discutere con il responsabile del cantiere.
Dopo l'edizione 2024, Strasbourg Events ha ringraziato il team per il suo investimento, vigilanza, lavoro intorno all'anteprima e schermi. Il messaggio mette in evidenza il contributo di un team ad un evento collettivo, insieme agli altri servizi e fornitori coinvolti.
2026: una nuova missione e un rinnovato riconoscimento
Anche l’edizione 2026 ha mobilitato la squadra. La missione combinava la presenza tecnica e la fornitura di un ambiente server con cloud privato. Il supporto dei sistemi e l'organizzazione umana rimangono quindi legati alle esigenze dell'evento.
Nell'aprile 2026, il responsabile NICT di Strasbourg Events ha trasmesso al team Agedis le congratulazioni e i ringraziamenti ricevuti alla chiusura del congresso. Hanno elogiato la qualità del servizio fornito durante l'evento. Questo riconoscimento si riferisce a un successo collettivo al quale Agedis ha contribuito, in coordinamento con il principale e gli altri stakeholder.
Cosa porta questa esperienza al tuo progetto
Un evento temporaneo e un business giornaliero condividono una serie di esigenze: avere attrezzature adatte, capire chi è coinvolto, preparare accessi e controllare gli usi prima di una scadenza. Per un prossimo progetto, iniziamo con i vostri progressi, le persone coinvolte e i punti che devono essere pronti per l'avvio.
La proposta specifica i preparativi, la disponibilità delle attrezzature e gli orari di assistenza da organizzare. Il feedback aiuta a porre queste domande per tempo e poi tenere traccia tra la richiesta, gli interventi e gli aggiustamenti che si manifestano nell'effettivo utilizzo.
Le competenze mobilitate
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