Missões realizadas em coordenação com Strasbourg Events. SPIE é o organizador do evento hospedado.
O cliente, o evento e as funções de cada um
Strasbourg Events coordena os serviços no site da conferência e atua como ponto de contato para a equipe Agedis. A SPIE é a organizadora do congresso científico organizado. Esta distribuição dá um quadro ao trabalho: os responsáveis pelo evento especificam o curso e os espaços; a equipe de TI prepara os postos, conexões e tarefas que lhe são confiadas.
A missão faz parte da cooperação com os serviços locais. As configurações de rede do site e Wi-Fi foram cuidadas pela Strasbourg Events ao longo de 2024. A contribuição da Agedis incidiu nos equipamentos e intervenções previstas no calendário conjunto, com coordenação no momento da preparação e arranque.
2024: preparar 27 vagas em tempo de montagem limitado
Para a edição de 2024, a preparação teve que levar em conta a sucessão de eventos no Palais des Congrès. O local foi desocupado tarde e o início das operações estava previsto para domingo. A instalação e as verificações finais tiveram, portanto, de ser organizadas num curto espaço de tempo.
A programação enviada pelo gestor do NTIC listava 27 espaços de apresentação, os computadores a serem disponibilizados e as conexões necessárias. Também disponibilizou um espaço para preparação de apresentações, denominado “preview”, com estações de trabalho e servidor. Este trabalho de organização reuniu as salas, usos, materiais e pessoas presentes para a montagem.
Preparar posições e verificar suas conexões
A preparação combina computadores, telas e as conexões que permitirão sua utilização. A equipa organizou as estações e ligações nos locais previstos, em conjunto com os contactos do local. As fotografias de 5 de abril de 2024 mostram esses gestos: instalação de laptops, passagem por baixo das mesas para ligação das estações e verificações na frente dos aparelhos.
O feedback do gestor do NTIC também cita a resolução de problemas de conectividade ao final da montagem. São ajustes concretos: uma instalação deve ser utilizável no seu contexto, com os equipamentos realmente presentes e as pessoas que os assumem. Preparações e verificações fazem parte deste trabalho antes da abertura.
Apoiar a preparação de apresentações e operação
A missão incluiu a presença de uma equipe em torno da pré-visualização e assistência ao start-up. O cronograma destinou os horários de preparação e apoio durante o congresso. O monitoramento permitiu identificar os stakeholders, as tarefas a serem executadas e os pontos a serem discutidos com o gestor da obra.
Após a edição de 2024, Strasbourg Events agradeceu à equipe por seu investimento, vigilância, trabalho em torno da prévia e telas. A mensagem destaca a contribuição de uma equipe para um evento coletivo, juntamente com os demais serviços e prestadores envolvidos.
2026: uma nova missão e um reconhecimento renovado
A edição de 2026 também mobilizou a equipe. A missão combinou presença técnica e fornecimento de ambiente de servidor com nuvem privada. O apoio dos sistemas e da organização humana permanecem assim ligados às necessidades do evento.
Em abril de 2026, o gestor do NICT do Strasbourg Events transmitiu à equipe do Agedis as felicitações e agradecimentos recebidos no encerramento do congresso. Eles elogiaram a qualidade do serviço prestado no evento. Este reconhecimento refere-se a um sucesso coletivo para o qual a Agedis contribuiu, em coordenação com o principal e demais stakeholders.
O que essa experiência traz para o seu projeto
Um evento temporário e uma empresa diária compartilham uma série de necessidades: ter equipamento adequado, entender quem está envolvido, preparar acessos e verificar os usos antes de um prazo. Para um próximo projeto, começamos com o seu progresso, as pessoas envolvidas e os pontos que devem estar prontos para o início.
A proposta especifica os preparativos, a disponibilidade de equipamento e os horários de assistência a organizar. O feedback ajuda a fazer essas perguntas a tempo e depois acompanhar as solicitações, intervenções e ajustes que aparecem no uso real.
As competências mobilizadas
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