Missions réalisées en coordination avec Strasbourg Events. SPIE est l’organisateur de l’événement accueilli.
Le client, l’événement et les rôles de chacun
Strasbourg Events coordonne les prestations sur le site du congrès et constitue l’interlocuteur de l’équipe Agedis. SPIE est l’organisateur du congrès scientifique accueilli. Cette répartition donne un cadre au travail : les personnes en charge de l’événement précisent le déroulement et les espaces ; l’équipe informatique prépare les postes, les raccordements et l’accompagnement qui lui sont confiés.
La mission s’inscrit dans une coopération avec les services du lieu. Les réglages du réseau du site et le Wi-Fi étaient pris en charge par Strasbourg Events dans le déroulé de 2024. La contribution Agedis portait sur les équipements et les interventions prévus au planning commun, avec une coordination au moment de la préparation et du démarrage.
2024 : préparer 27 espaces dans un temps de montage limité
Pour l’édition 2024, la préparation devait tenir compte de la succession des événements au Palais des Congrès. Le site a été libéré tardivement et le démarrage de l’exploitation était prévu le dimanche. L’installation et les derniers contrôles ont donc dû s’organiser dans une fenêtre courte.
Le déroulé transmis par le responsable NTIC recensait 27 espaces de présentation, les ordinateurs à mettre à disposition et les raccordements nécessaires. Il prévoyait également un espace de préparation des présentations, appelé « preview », avec des postes et un serveur. Ce travail d’organisation rapprochait les salles, les usages, les matériels et les personnes présentes pour le montage.
Préparer les postes et vérifier leurs raccordements
La préparation associe les ordinateurs, les écrans et les liaisons qui permettront de les utiliser. L’équipe a organisé les postes et les raccordements aux emplacements prévus, en lien avec les interlocuteurs du site. Les photographies du 5 avril 2024 montrent ces gestes : installation des portables, passage sous les tables pour raccorder les postes et contrôles devant les appareils.
Le retour du responsable NTIC cite aussi la résolution de problèmes de connectique en fin de montage. Ce sont des ajustements concrets : une installation doit être utilisable dans son contexte, avec les équipements effectivement présents et les personnes qui prennent le relais. Les préparations et les contrôles font partie de ce travail avant l’ouverture.
Accompagner la préparation des présentations et l’exploitation
La mission comportait une présence d’équipe autour de la preview et une assistance au démarrage. Le planning répartissait les créneaux de préparation et d’accompagnement pendant le congrès. Le suivi permettait d’identifier les intervenants, les tâches à reprendre et les points à traiter avec le responsable du site.
À l’issue de l’édition 2024, Strasbourg Events a remercié l’équipe pour son investissement, sa vigilance, son travail autour de la preview et des écrans. Le message met en avant la contribution d’une équipe au sein d’un événement collectif, avec les autres services et prestataires mobilisés.
2026 : une nouvelle mission et une reconnaissance renouvelée
L’édition 2026 a également mobilisé l’équipe. La mission associait des présences techniques et la mise à disposition d’un environnement serveur avec cloud privé. L’accompagnement des systèmes et l’organisation humaine restent ainsi reliés aux besoins de l’événement.
En avril 2026, le responsable NTIC de Strasbourg Events a transmis à l’équipe Agedis les félicitations et les remerciements reçus à la clôture du congrès. Ils saluaient la qualité du service fourni autour de l’événement. Cette reconnaissance porte sur une réussite collective à laquelle Agedis a contribué, en coordination avec le donneur d’ordre et les autres intervenants.
Ce que cette expérience apporte à votre projet
Un événement temporaire et une entreprise au quotidien partagent plusieurs besoins : disposer d’un matériel adapté, comprendre qui intervient, préparer les accès et vérifier les usages avant une échéance. Pour un prochain projet, nous commençons par votre déroulement, les personnes concernées et les points qui doivent être prêts au démarrage.
La proposition précise les préparations, la disponibilité du matériel et les créneaux d’assistance à organiser. Le retour d’expérience aide à poser ces questions à temps, puis à conserver un suivi entre la demande, les interventions et les ajustements qui apparaissent dans l’utilisation réelle.
Les compétences mobilisées
Location informatique et événementiel · Réseaux et raccordements · Serveurs et systèmes · Accompagnement informatique