Identificare gli indirizzi e i loro usi effettivi
Elenca i collaboratori, le caselle condivise, gli indirizzi dei dipartimenti e i gruppi utilizzati. Identifica gli indirizzi che non sono più necessari, ma non eliminarli senza la decisione del loro manager. La reception di un hotel, un reparto vendite e un dipendente mobile possono avere aspettative diverse.
Riunire questa lista di licenze e funzioni necessarie: messaggistica, applicazioni per ufficio o condivisione di documenti tramite servizio. Identificare le persone autorizzate ad amministrare l'ambiente e le informazioni da ottenere dal fornitore corrente. Questa preparazione ci permette di discutere gli abbonamenti dall'uso.
Definire il contenuto da utilizzare
Specificare se il progetto copre messaggi, archivi locali, calendari, contatti e delegazioni. Alcuni contenuti possono essere distribuiti tra il server, un'applicazione post e file memorizzati localmente. Chiedere che cosa sarà trasferito, che cosa sarà tenuto a parte e qualsiasi limitazione dello strumento utilizzato.
Decidi anche i controlli: periodo dei messaggi da confrontare, file importanti e calendari essenziali. Non sempre una quantità complessiva è sufficiente per confermare che tutti trovino i propri contenuti utili. La validazione deve essere organizzata con persone che conoscono questi dati.
Preparazione del rocker e dei dispositivi
Il nome a dominio, i servizi di invio e ricezione e gli account devono essere coordinati con le parti interessate. Pianifica le postazioni di lavoro Windows e Mac, i telefoni e gli utilizzi della webmail da configurare. Le informazioni di accesso vengono trasmesse con mezzi appropriati, senza apparire in una richiesta pubblica.
Scegli uno slot compatibile con l'attività e designa le persone disponibili per il test. Il manager dovrebbe sapere chi contattare durante la transizione e quali elementi rimangono tracciati dopo la modifica. La pianificazione distingue tra predisposizione, conversione e validazione degli usi.
Controllare i flussi che non lasciano Outlook
Un modulo di contatto, un copyer o un software di gestione possono essere utilizzati dal corriere per trasmettere i documenti. Queste fonti devono essere identificate prima del cambiamento. Un test di ricezione su un post non convalida automaticamente tutti questi circuiti.
Preparare alcuni scenari utili: messaggio interno, l'invio a un destinatario esterno, ricevendo dall'esterno e il flusso di un importante strumento di business. In caso di errore di ritorno, il tempo, il servizio originale e il messaggio tecnico aiuteranno gli stakeholder a coordinare i controlli.
Decidere la cessazione e il mantenimento
La risoluzione è preparata con le condizioni del contratto e lo stato effettivo della transizione. Chi lo autorizza? Quando? Quali dati dovrebbero rimanere visualizzabili? Le licenze possono avere le proprie regole di ingaggio; la loro fine non è confusa con la cancellazione dell'account.
In un file Agedis relativo ad un albergo, l'inventario degli utilizzi precedeva l'ordine e la conferma dell'implementazione delle licenze. Successivamente è arrivata l'autorizzazione all'invio della disdetta. Questa successione fornisce un punto di riferimento utile per un nuovo progetto: preparare, implementare, verificare e decidere la chiusura del servizio precedente.
Prepararsi per il tuo prossimo scambio
- Account, box condivisi e licenze identificati
- Messaggi, archivi, calendari e contatti da riprendere identificati
- Post, cellulari e flussi di applicazioni elencati
- Slot, gestori e test di validazione pianificati
- Terminazione e conservazione consentiti al momento giusto