Identificar direcciones y sus usos reales
Enumere los colaboradores, buzones compartidos, direcciones de departamentos y grupos utilizados. Identifique las direcciones que ya no sean necesarias, pero no las elimine sin una decisión de su administrador. La recepción de un hotel, un departamento de ventas y un empleado móvil pueden tener expectativas diferentes.
Reúne esta lista de licencias y funciones necesarias: mensajería, aplicaciones de oficina o distribución de documentos por servicio. Identificar a las personas autorizadas para administrar el medio ambiente y la información que debe obtenerse del proveedor actual. Esta preparación nos permite discutir las suscripciones del uso.
Definir el contenido a utilizar.
Especifique si el proyecto abarca mensajes, archivos locales, calendarios, contactos y delegaciones. Algunos contenidos pueden ser distribuidos entre el servidor, una aplicación de correos y archivos almacenados localmente. Pregunte qué será transferido, qué se mantendrá separado y cualquier limitación de la herramienta utilizada.
Decide también los controles: periodo de mensajes a comparar, archivos importantes y calendarios imprescindibles. Una cantidad global no siempre es suficiente para confirmar que todos encuentran su contenido útil. La validación debe organizarse con personas que conozcan estos datos.
Preparando el rockero y los dispositivos
El nombre de dominio, los servicios de envío y recepción y las cuentas deberán coordinarse con las partes pertinentes. Planifique los usos de las estaciones de trabajo, teléfonos y correo web de Windows y Mac para configurar. La información de acceso se transmite por un medio adecuado, sin que conste en solicitud pública.
Elija un horario compatible con la actividad y designe las personas disponibles para la prueba. El gerente debe saber a quién contactar durante la transición y qué elementos permanecen rastreados después del cambio. La planificación distingue entre preparación, cambio y validación de usos.
Controla las secuencias que no salen de Outlook
Un formulario de contacto, un copyer o un software de gestión puede ser utilizado por el mensajero para transmitir documentos. Estas fuentes deben identificarse antes del cambio. Una prueba de recepción en un post no valida automáticamente todos estos circuitos.
Preparar algunos escenarios útiles: mensaje interno, envío a un receptor externo, recepción desde el exterior y flujo de una herramienta de negocio importante. En caso de error de retorno, el tiempo, el servicio original y el mensaje técnico ayudarán a los interesados a coordinar los cheques.
Decidir sobre la rescisión y la retención
La rescisión se prepara con las condiciones del contrato y el estado real de la transición. ¿Quién lo autoriza? ¿Cuando? ¿Qué datos deberían permanecer visibles? Las licencias pueden tener sus propias reglas de actuación; su fin no se confunde con la eliminación de la cuenta.
En un expediente Agedis de un hotel, el inventario de usos precedió al pedido y confirmación de la implantación de licencias. A continuación vino la autorización para enviar la rescisión. Esta sucesión proporciona un punto de referencia útil para un nuevo proyecto: preparar, implementar, verificar y decidir sobre el cierre del servicio anterior.
Para estar preparado para su próximo intercambio
- Cuentas, cajas compartidas y licencias identificadas
- Mensajes, archivos, calendarios y contactos a retomar identificados
- Publicaciones, móviles y flujos de aplicaciones enumerados
- Slots, gestores y pruebas de validación previstas
- Terminación y retención permitidos en el momento adecuado