Identificar os endereços e as suas utilizações efectivas
Liste os colaboradores, caixas compartilhadas, endereços de departamentos e grupos utilizados. Identifique endereços que não são mais necessários, mas não os exclua sem uma decisão do gestor. A recepção de um hotel, um departamento de vendas e um funcionário móvel podem ter expectativas diferentes.
Junte esta lista de licenças e funções necessárias: mensagens, aplicações de escritório ou partilha de documentos por serviço. Identificar as pessoas autorizadas a administrar o ambiente e as informações a obter junto do prestador actual. Esta preparação permite-nos discutir assinaturas de uso.
Defina o conteúdo a ser usado
Especificar se o projecto abrange mensagens, arquivos locais, calendários, contactos e delegações. Alguns conteúdos podem ser distribuídos entre o servidor, uma aplicação de post e arquivos armazenados localmente. Pergunte o que será transferido, o que será mantido separado e quaisquer limitações da ferramenta utilizada.
Decida também os controles: período de mensagens para comparar, arquivos importantes e calendários essenciais. Uma quantidade global nem sempre é suficiente para confirmar que todos consideram o seu conteúdo útil. A validação deve ser organizada com pessoas que conheçam esses dados.
Preparação do roqueiro e dos dispositivos
O nome de domínio, os serviços de envio e recebimento e as contas devem ser coordenados com as partes relevantes. Planeje as estações de trabalho Windows e Mac, telefones e usos de webmail para configurar. As informações de acesso são transmitidas por meio adequado, sem constar de solicitação pública.
Escolha um horário compatível com a atividade e designe as pessoas disponíveis para teste. O gestor deve saber quem contatar durante a transição e quais itens permanecerão rastreados após a mudança. O planejamento distingue entre preparação, mudança e validação de usos.
Verificar fluxos que não saem do Outlook
Um formulário de contato, copiador ou software de gerenciamento pode ser usado pelo correio para transmitir documentos. Essas fontes devem ser identificadas antes da mudança. Um teste de recepção em um post não valida automaticamente todos esses circuitos.
Prepare alguns cenários úteis: mensagem interna, envio para um destinatário externo, recebimento do exterior e fluxo de uma ferramenta de negócios importante. Em caso de erro de devolução, o tempo, o serviço original e a mensagem técnica ajudarão as partes interessadas a coordenar as verificações.
Decidindo sobre rescisão e retenção
A rescisão é preparada com as condições do contrato e o estado real da transição. Quem autoriza? Quando? Quais dados devem permanecer visíveis? As licenças podem ter suas próprias regras de contratação; seu fim não se confunde com exclusão de conta.
Num ficheiro Agedis de um hotel, o inventário de utilizações antecedeu o pedido e a confirmação da implementação das licenças. A autorização para enviar a rescisão veio em seguida. Esta sucessão fornece uma referência útil para um novo projeto: preparar, implementar, verificar e decidir sobre o encerramento do serviço anterior.
Para estar preparado para sua próxima troca
- Contas, caixas compartilhadas e licenças identificadas
- Mensagens, arquivos, calendários e contatos a serem retomados identificados
- Postagens, celulares e fluxos de aplicativos listados
- Slot, gerenciadores e testes de validação planejados
- Rescisão e retenção permitidas no momento certo