Adressen identificeren en het werkelijke gebruik ervan
Maak een lijst van de gebruikte medewerkers, gedeelde boxen, afdelingsadressen en groepen. Identificeer adressen die niet langer nodig zijn, maar verwijder ze niet zonder een beslissing van hun manager. Een hotelreceptie, een verkoopafdeling en een mobiele medewerker kunnen verschillende verwachtingen hebben.
Breng deze lijst van benodigde licenties en functies samen: berichten, kantoortoepassingen of het delen van documenten per dienst. Identificeer de personen die bevoegd zijn om het milieu te beheren en de informatie die bij de huidige provider moet worden verkregen. Deze voorbereiding stelt ons in staat om abonnementen van het gebruik te bespreken.
Definieer de inhoud die moet worden gebruikt
Geef aan of het project berichten, lokale archieven, agenda's, contacten en delegaties omvat. Sommige inhoud kan worden verspreid over de server, een posttoepassing en lokaal opgeslagen bestanden. Vraag wat zal worden overgedragen, wat zal worden gescheiden gehouden en eventuele beperkingen van de gebruikte tool.
Bepaal ook de bedieningselementen: periode van berichten om te vergelijken, belangrijke bestanden en essentiële kalenders. Een totaalaantal is niet altijd voldoende om te bevestigen dat iedereen de nuttige inhoud vindt. Validatie moet georganiseerd worden met mensen die deze data kennen.
Voorbereiden van de rocker en de apparaten
De domeinnaam, zend- en ontvangstdiensten en accounts moeten met de betreffende partijen worden afgestemd. Plan de Windows- en Mac-werkstations, telefoons en webmailgebruik om te configureren. Toegangsinformatie wordt op passende wijze verzonden, zonder dat deze in een openbaar verzoek voorkomt.
Kies een slot dat compatibel is met de activiteit en wijs de mensen aan die beschikbaar zijn om te testen. De manager moet weten met wie hij contact moet opnemen tijdens de transitie en welke items na de verandering nog bijgehouden worden. In de planning wordt onderscheid gemaakt tussen voorbereiding, omschakeling en validatie van toepassingen.
Controleer stromen die Outlook niet verlaten
Een contactformulier, kopieer- of beheersoftware kan door de koerier worden gebruikt om documenten te verzenden. Deze bronnen moeten vóór de verandering worden geïdentificeerd. Een ontvangsttest op een post valideert niet automatisch al deze circuits.
Bereid enkele nuttige scenario's voor: intern bericht, verzenden naar een externe ontvanger, ontvangen van buitenaf en stroom van een belangrijke zakelijke tool. In geval van een retourfout zullen de tijd, de oorspronkelijke dienst en de technische boodschap de belanghebbenden helpen bij de coördinatie van de controles.
Beslissen over beëindiging en retentie
De beëindiging wordt voorbereid met de voorwaarden van het contract en de feitelijke status van de overgang. Wie geeft toestemming? Wanneer? Welke gegevens moeten zichtbaar blijven? Licenties kunnen hun eigen regels hebben; hun einde wordt niet verward met het verwijderen van accounts.
In een Agedis-bestand voor een hotel ging de inventarisatie van de toepassingen vooraf aan de bestelling en bevestiging van de implementatie van licenties. Vervolgens volgde de machtiging om de opzegging te versturen. Deze opvolging biedt een nuttige maatstaf voor een nieuw project: de vorige dienst voorbereiden, implementeren, verifiëren en beslissen over de sluiting ervan.
Om voorbereid te zijn op uw volgende uitwisseling
- Accounts, gedeelde boxen en licenties geïdentificeerd
- Berichten, archieven, agenda's en contacten die moeten worden hervat, worden geïdentificeerd
- Berichten, mobiele telefoons en applicatiestromen vermeld
- Slot, managers en geplande validatietests
- Beëindiging en bewaring toegestaan op het juiste tijdstip