Определите адреса и их фактическое использование
Перечислите сотрудников, общие ящики, адреса отделов и используемые группы. Идентифицируйте адреса, которые больше не нужны, но не удаляйте их без решения своего менеджера. Приемная гостиница, отдел продаж и мобильный сотрудник могут иметь разные ожидания.
Соберите вместе этот список необходимых лицензий и функций: обмен сообщениями, офисные приложения или совместное использование документов по службе. Определите лиц, уполномоченных управлять окружающей средой и информацией, которая будет получена от текущего поставщика. Эта подготовка позволяет нам обсудить подписки от использования.
Определите контент, который будет использоваться
Укажите, охватывает ли проект сообщения, местные архивы, календари, контакты и делегации. Некоторый контент может быть распределен между сервером, почтовым приложением и локально сохраненными файлами. Спрашивайте, что будет передано, что останется в стороне и какие ограничения будут иметь используемые инструменты.
Также определитесь с элементами управления: периодом сообщений для сравнения, важными файлами и необходимыми календарями. Общего количества не всегда достаточно, чтобы подтвердить, что каждый находит свой полезный контент. Проверка должна быть организована с людьми, которые знают эти данные.
Подготовка качелей и устройств
Доменное имя, отправка и получение услуг и учетных записей должны быть согласованы с соответствующими сторонами. Планируйте рабочие станции Windows и Mac, телефоны и веб-почту для настройки. Информация о доступе передается надлежащим образом, без появления в публичном запросе.
Выберите слот, совместимый с активностью, и определите людей, доступных для тестирования. Менеджер должен знать, с кем связаться во время перехода и какие предметы остаются отслеживаемыми после изменения. Планирование различает подготовку, изменение и проверку использования.
Проверка потоков, которые не покидают Outlook
Контактная форма, копирайтер или программное обеспечение для управления могут использоваться курьером для передачи документов. Эти источники должны быть определены до изменения. Тест приема на пост не проверяет автоматически все эти схемы.
Подготовьте несколько полезных сценариев: внутреннее сообщение, отправка внешнему получателю, получение извне и поток важного бизнес-инструмента. В случае ошибки возврата время, исходный сервис и техническое сообщение помогут заинтересованным сторонам скоординировать проверки.
Решение о прекращении и удержании
Прекращение готовится с учетом условий договора и фактического состояния перехода. Кто его санкционирует? Когда? Какие данные должны оставаться видимыми? Лицензии могут иметь свои собственные правила участия; их цель не путается с удалением учетной записи.
В одном Agedis файл на гостиницу, инвентаризация использования предшествовала заказу и подтверждению реализации лицензий. Разрешение на отправку расторжения пришло следующим образом. Эта преемственность обеспечивает полезный ориентир для нового проекта: подготовка, внедрение, проверка и принятие решения о закрытии предыдущей службы.
Будьте готовы к следующему обмену
- Учетные записи, общие ящики и идентифицированные лицензии
- Сообщения, архивы, календари и контакты, подлежащие возобновлению
- Перечисленные сообщения, мобильные телефоны и потоки приложений
- Слот, менеджеры и запланированные тесты на валидацию
- Прекращение и удержание разрешены в нужное время