Recenser les adresses et leurs usages réels
Faites la liste des collaborateurs, des boîtes partagées, des adresses de service et des groupes utilisés. Repérez les adresses devenues inutiles, mais ne les supprimez pas sans décision de leur responsable. Une réception d’hôtel, un service commercial et un collaborateur mobile peuvent avoir des attentes différentes.
Rapprochez cette liste des licences et des fonctions nécessaires : messagerie, applications bureautiques ou partage de documents selon le service. Identifiez les personnes autorisées à administrer l’environnement et les informations à obtenir du prestataire actuel. Cette préparation permet de discuter des abonnements à partir des usages.
Définir les contenus à reprendre
Précisez si le projet couvre les messages, les archives locales, les agendas, les contacts et les délégations. Certains contenus peuvent être répartis entre le serveur, une application de poste et des fichiers conservés localement. Demandez ce qui sera transféré, ce qui sera conservé à part et les éventuelles limites de l’outil utilisé.
Décidez aussi des contrôles : période de messages à comparer, dossiers importants et agendas indispensables. Une quantité globale ne suffit pas toujours à confirmer que chacun retrouve ses contenus utiles. La validation doit être organisée avec les personnes qui connaissent ces données.
Préparer la bascule et les appareils
Le nom de domaine, les services d’envoi et de réception et les comptes doivent être coordonnés avec les intervenants concernés. Prévoyez les postes Windows et Mac, les téléphones et les usages webmail à configurer. Les informations d’accès sont transmises par un moyen adapté, sans figurer dans une demande publique.
Choisissez un créneau compatible avec l’activité et désignez les personnes disponibles pour les essais. Le responsable doit savoir qui contacter pendant la transition et quels points restent suivis après le changement. Le planning distingue la préparation, la bascule et la validation des usages.
Vérifier les flux qui ne partent pas d’Outlook
Un formulaire de contact, un copieur ou un logiciel de gestion peut utiliser la messagerie pour transmettre des documents. Ces sources sont à recenser avant le changement. Un essai de réception sur un poste ne valide pas automatiquement tous ces circuits.
Préparez quelques scénarios utiles : message interne, envoi vers un destinataire externe, réception depuis l’extérieur et flux d’un outil métier important. En cas de retour d’erreur, l’heure, le service d’origine et le message technique aident les intervenants à coordonner les vérifications.
Décider de la résiliation et de la conservation
La résiliation se prépare avec les conditions du contrat et l’état réel de la transition. Qui l’autorise ? À quelle date ? Quelles données doivent rester consultables ? Les licences peuvent avoir leurs propres règles d’engagement ; leur fin ne se confond pas avec une suppression de compte.
Dans un dossier Agedis pour un hôtel, le recensement des usages a précédé la commande et la confirmation de mise en place des licences. L’autorisation d’envoyer la résiliation est venue ensuite. Cette succession donne un repère utile pour un nouveau projet : préparer, mettre en place, vérifier et décider de la clôture du service précédent.
À préparer pour votre prochain échange
- Comptes, boîtes partagées et licences recensés
- Messages, archives, agendas et contacts à reprendre identifiés
- Postes, mobiles et flux applicatifs listés
- Créneau, responsables et tests de validation prévus
- Résiliation et conservation autorisées au bon moment