تحديد العناوين واستخداماتها الفعلية
إدراج المتعاونين، والصناديق المشتركة، وعناوين الإدارات والمجموعات المستخدمة. تحديد العناوين التي لم تعد مطلوبة، ولكن لا تحذفها دون قرار من مديرها. ويمكن أن يكون لاستقبال الفنادق، وإدارة المبيعات، وموظف متنقل توقعات مختلفة.
جمع هذه القائمة من التراخيص والمهام اللازمة: التراسل أو الطلبات المكتبية أو تقاسم الوثائق حسب الخدمة. تحديد الأشخاص المأذون لهم بإدارة البيئة والمعلومات التي سيتم الحصول عليها من مقدم الخدمات الحالي. ويتيح لنا هذا الإعداد مناقشة الاشتراكات من الاستخدام.
تحديد المحتوى الذي يتعين استخدامه
يرجى بيان ما إذا كان المشروع يغطي الرسائل والمحفوظات المحلية والتقويم والاتصالات والوفود. ويمكن توزيع بعض المحتوى بين الخادم، وتطبيق البريد، والملفات المخزنة محليا. إسأل ما الذي سيُنقل، وما الذي سيُفصل، وأي قيود على الأداة المستخدمة.
كما تقرر الضوابط: فترة الرسائل التي تقارن، والملفات الهامة والجداول الزمنية الأساسية. ولا تكفي الكمية الإجمالية دائماً للتأكيد على أن الجميع يجد مضمونه المفيد. ويجب تنظيم عملية التقييم مع الأشخاص الذين يعرفون هذه البيانات.
إعداد الصخرة والأجهزة
ويجب تنسيق اسم النطاق، وخدمات وحسابات الإرسال والاستقبال مع الأطراف المعنية. تخطيط محطات عمل ويندو وماك وهواتف واستخدامات البريد الإلكتروني للتشكيل. وتُرسل المعلومات المتعلقة بالوصول بالوسائل المناسبة دون أن ترد في طلب عام.
اختر مكاناً متوافقاً مع النشاط وعيّن الناس المتاحين للاختبار وينبغي للمدير أن يعرف من سيتصل خلال الفترة الانتقالية وما هي البنود التي لا تزال قيد البحث بعد التغيير. ويميز التخطيط بين إعداد الاستخدامات وتغييرها والتحقق منها.
تحقق من الجداول التي لا تترك التوقعات
ويمكن أن يستخدم حامل البريد استمارة اتصال أو برمجيات حاسوبية أو برمجيات إدارية لنقل الوثائق. ومن المقرر تحديد هذه المصادر قبل التغيير. ولا يُثبت اختبار استقبال الوظيفة تلقائياً جميع هذه الدوائر.
إعداد بعض السيناريوهات المفيدة: رسالة داخلية، إرسالها إلى متلقي خارجي، واستقبالها من الخارج وتدفق أداة تجارية هامة. وفي حالة حدوث خطأ في العودة، سيساعد الوقت والخدمة الأصلية والرسالة التقنية أصحاب المصلحة على تنسيق عمليات التفتيش.
البت في إنهاء الخدمة والاحتفاظ بها
ويتم إعداد إنهاء الخدمة بشروط العقد والحالة الفعلية للانتقال. من يأذن بذلك؟ متى؟ ما هي البيانات التي ينبغي أن تظل مرئية؟ وقد يكون للمرخَّصات قواعد الاشتباك الخاصة بها؛ ولا تخلط نهايتها مع حذف الحسابات.
في Agedis ملف فندق، وجرد الاستخدامات يسبق طلب وتأكيد تنفيذ التراخيص. إذن إرسال الإنهاء جاء بعد ذلك. وتوفر هذه الخلافة معيارا مفيدا لمشروع جديد: إعداد الخدمة السابقة وتنفيذها والتحقق منها والبت فيها.
أن تكون مستعداً لتبادلك القادم
- الحسابات والصناديق المشتركة والرخص التي تم تحديدها
- الرسائل والمحفوظات والجداول الزمنية والاتصالات التي يتعين استيفاؤها
- الوظائف والهواتف المحمولة وتدفقات التطبيقات المدرجة
- اختبارات التأهل والمدراء والمصادقة المقررة
- الإنهاء والاستبقاء المسموح بهما في الوقت المناسب